転職の内定辞退メール｜例文と書き方・マナーを完全解説

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この記事でわかること

• 内定辞退はメールと電話どちらで連絡すべきか、判断基準
• 転職エージェント経由の場合に企業へ直接メールしてはいけない理由
• 件名・本文・署名まで、辞退メールの正しい構成と書き方
• 企業直接・エージェント経由・承諾後のケース別コピペ可能例文
• 辞退するタイミングの目安と、承諾後でも辞退できる条件

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結論サマリ： 内定辞退メールは「決断後できるだけ早く」「エージェント経由なら担当者経由で」「件名に辞退の旨を明記して」送るのが基本です。承諾後であっても法的には辞退できますが、企業・エージェント双方への影響を最小化するには、入社予定日の2週間以上前に誠実な文面で連絡するのが現実的なマナーといえます。

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転職の内定辞退メール、送って本当に大丈夫？基本マナーを整理する

内定辞退の連絡は、転職活動の中でもっとも気が重い場面のひとつではないでしょうか。「失礼にならないか」「電話でないとまずいのか」と迷っているうちに、連絡がずるずる遅れてしまう方も少なくありません。

結論からいうと、状況に応じた手段を選び、迅速に連絡することが最大のマナーです。手段の優劣よりも、相手の時間を奪わないスピードのほうが採用担当者には響きます。

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メール vs 電話──転職者が選ぶべき連絡手段の判断基準

「内定辞退は電話が礼儀」という声はよく聞きますが、転職シーンでは一概にそうとはいえません。判断のポイントは以下の通りです。

状況	推奨する手段
内定通知から日が浅い（3日以内）	電話 → その後メールで書面化
内定承諾後の辞退	電話を先に入れ、メールを補足送付
採用担当者の名前・連絡先が不明	メールのみでも可
エージェント経由の選考	エージェント担当者へのメール、または電話

電話は「即時性」と「誠意の伝わりやすさ」に優れます。一方、メールは記録が残る・相手の都合に左右されない・内容を正確に伝えられるという利点があります。転職活動では「電話で一報 → メールで詳細を補足」の組み合わせが最も丁寧です。ただし、どちらかひとつしか選べない場面ではメールで十分対応できます。

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転職エージェント経由のケースは「直接送信」がNGな理由

転職エージェントを使って応募した企業への辞退連絡を、直接メールで送ってしまう方がいます。これはエージェントとの信頼関係を大きく損なうNG行為です。

理由は明確です。エージェントは企業と「採用業務の代行」契約を結んでいます。応募者が直接連絡すると、エージェントが情報を把握できず、企業との調整に支障が生じます。また、辞退の理由によってはエージェントが交渉できる余地（条件面での再提示など）があることもあり、その機会も失われます。

エージェント経由の場合は担当エージェントにメールまたは電話で連絡し、辞退の意思とその理由を伝えるのが正しい手順です。詳しい対応方法は転職エージェントの面談で伝えるべき5つの要点も参考にしてください。

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辞退を決めたら動く前に確認すべき3つのこと

辞退メールを送る前に、以下の3点を整理しておくとスムーズです。

① 本当に辞退すべきか、条件交渉の余地はないか

給与・勤務地・職種などが原因の場合、エージェント経由であれば条件交渉をしてもらえるケースがあります。内定後に確認すべき労働条件チェックリストを使い、何が気になっているかを言語化してから動きましょう。

② 選考フェーズと担当窓口を確認する

内定通知の担当者名・メールアドレス・エージェント担当者の連絡先を手元に用意します。

③ 辞退理由を簡潔にまとめる

「他社への入社を決めた」など一行で伝えられる言葉を事前に用意しておくと、メール本文に迷いが生まれません。

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内定辞退メールの書き方｜件名・本文・署名の構成を完全解説

辞退メールの構成は、採用担当者が一読して状況を把握できることを最優先に設計します。長い前置きや過度な謝罪文は、かえって読みにくくなります。件名→本文5パーツ→署名という流れを押さえれば、誰でも的確なメールが書けます。

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件名の正しい書き方と失敗しやすいパターン

件名は「用件 ＋ 氏名」を一目でわかるように書くのが鉄則です。

良い例：

“`

件名：内定辞退のご連絡　山田太郎

件名：内定のご辞退について　山田太郎

“`

NG例と理由：

NG例	問題点
「お世話になっております」	用件が件名から読み取れない
「ご連絡」のみ	何の連絡かわからず開封が後回しになる
「辞退します」	簡素すぎて失礼な印象を与える
件名なし（空欄）	迷惑メールと誤認されるリスクがある

転職活動中は複数の担当者とメールをやり取りします。件名に氏名を入れることで、担当者側の管理コストを下げる配慮にもなります。

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本文の5パーツ構成（感謝→辞退通知→理由→お詫び→締め）

辞退メール本文は以下の5パーツで構成します。

① 宛名・挨拶（感謝）

会社名・部署名・担当者名を正確に記載します。「株式会社○○ 採用担当 ○○様」の形が標準です。

② 辞退通知（結論先出し）

冒頭の段落で「内定を辞退したい」という意思を明確に伝えます。本題を後回しにしないことがポイントです。

③ 辞退理由（簡潔に・一般的に）

詳細な理由を長々と書く必要はありません。「他社への入社を決めた」「一身上の都合」程度で十分です。

④ お詫び

採用プロセスに時間をかけてくれた担当者・企業への配慮を短く伝えます。過度な謝罪は逆に読みにくくなるため、1〜2文にとどめます。

⑤ 締めの挨拶

「末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます」などで締めます。

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辞退理由の「伝え方」と「NG表現」一覧

辞退理由は「正直に、しかし簡潔に」が基本方針です。詳細を書きすぎると、企業側に「では条件を変えます」と引き留められる余地を与えてしまいます。

伝えやすい理由の例：

• 「他社から内定をいただき、そちらへの入社を決めました」
• 「再度自身のキャリアを見つめ直した結果、今回は入社を辞退することにいたしました」
• 「一身上の都合により、今回は辞退させていただきます」

NG表現と理由：

NG表現	問題点
「御社の○○な点が不満で…」	批判は不要。関係を無用に悪化させる
「給与が低すぎるため」	条件交渉の場ではないため
「内定をもらったのに合わないと感じて」	面接段階で確認すべきだったという印象を与える
「気が変わりました」	誠意がないと受け取られる
理由を一切書かない	唐突な印象になる。一文でも添えるほうが丁寧

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ケース別コピペ可能メール例文集（転職者向け）

ここからはすぐに使えるメール例文を3ケース紹介します。コピーして使う際は、【 】内を自分の情報に差し替えてください。在職中の転職活動の場合は在職中の転職活動の進め方も合わせて参考にしてください。

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【企業直接応募】他社内定を理由にした辞退メール例文

“`

件名：内定辞退のご連絡　【氏名】

【会社名】

【部署名】【担当者名】様

お世話になっております。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、

他社からの内定をお受けすることに決めましたため、

貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。

選考にお時間とご尽力をいただいたにもかかわらず、

このようなご連絡となってしまい、深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━

【氏名】

【電話番号】

【メールアドレス】

━━━━━━━━━━━━━

“`

「慎重に検討を重ねた結果」という表現を入れることで、軽々しく辞退した印象を避けられます。他社の社名は書かないのがマナーです。

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【エージェント経由】担当者宛ての辞退依頼メール例文

“`

件名：内定辞退のご依頼　【氏名】

【エージェント会社名】

【担当者名】様

いつもお世話になっております。【氏名】です。

【A社】からいただきました内定について、ご相談があり、ご連絡いたしました。

慎重に検討しました結果、今回は辞退させていただきたいと考えております。

辞退の理由は、【別社からの内定を受けることに決めたため／一身上の都合のため】です。

大変お手数をおかけしますが、企業様へのご連絡・ご調整をお願いできますでしょうか。

選考にあたりサポートいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり

大変申し訳ございません。引き続きよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━

【氏名】

【電話番号】

━━━━━━━━━━━━━

“`

エージェント担当者には理由を少し具体的に伝えておくと、今後の求人紹介の精度が上がります。「企業へのご連絡をお願いできますでしょうか」と一文添えると手続きがスムーズです。

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【内定承諾後】承諾を覆す辞退メール例文と注意点

内定承諾後の辞退は、企業・エージェント双方に大きな影響を与えます。メールだけでなく、先に電話で口頭謝罪を済ませてからメールを補足送付するのが誠実な対応です。

“`

件名：内定辞退のご連絡（重要）　【氏名】

【会社名】

【部署名】【担当者名】様

お世話になっております。【氏名】でございます。

先ほどはお電話にてご連絡いたしましたが、

改めてメールにてご報告申し上げます。

さきにご承諾のご連絡を差し上げておりましたにもかかわらず、

誠に勝手ながら、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたします。

辞退を決めた理由は【一身上の都合】でございます。

内定承諾後にこのようなご連絡となりましたこと、

多大なるご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。

ご入社に向けた準備をいただいていたにもかかわらず、

誠に申し訳ございません。

【内定承諾書など返送すべき書類がある場合は、ご指示のほどよろしくお願いいたします。】

末筆ながら、貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━

【氏名】

【電話番号】

【メールアドレス】

━━━━━━━━━━━━━

“`

承諾後の辞退では、会社によっては内定承諾書の返送を求められることがあります。書類がある場合は、対応方法を確認する一文を本文末に添えておきましょう。

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内定辞退メールを送るタイミングと期限の考え方

辞退のタイミングは「できるだけ早く」が大原則です。しかし「早ければ何でもよい」わけでもなく、十分に検討したうえで判断を固めてから連絡するのが正しい順序です。採用担当者の立場から逆算すると、望ましいタイミングが見えてきます。

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内定通知から何日以内が理想か──採用担当者の事情から逆算

採用担当者は内定を出した後、補欠候補者への連絡・採用枠の確定・雇用契約の準備といった一連の作業をスタートさせます。連絡が遅れるほど、これらの作業を無駄にしてしまうことになります。

一般的な目安は以下の通りです。

状況	理想的な連絡期限
内定通知後・承諾前	内定通知から5営業日以内
内定承諾後	気づいた時点ですぐに（遅くとも入社予定日の2週間前）

企業から「○日までに回答を」と期限を設けられている場合は、その期限を守ることが最低ラインです。ただし、決断が早まったなら期限前でも連絡するほうが親切です。

転職の意思決定タイミングについては転職のベストタイミングも参考になります。

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承諾後辞退はいつまで可能か──法的根拠と現実的なリスク

内定承諾後の辞退について「法的にできるのか」と不安に思う方は多いです。

民法627条（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）の考え方に基づき、内定（労働契約の一形態と解釈される）を承諾した後であっても、各当事者から解約の申入れを行うことができます。法律的には、申入れから2週間の経過をもって契約が終了するとされており、これが「入社予定日の2週間前に連絡すべき」という目安の根拠となっています。実務上は入社前であれば辞退できるケースがほとんどですが、以下の点は認識しておく必要があります。

• 企業が採用準備に費やした実費（内定者研修費など）について、損害賠償を請求されるケースが稀にある
• 実際に訴訟に発展した事例は少ないものの、ゼロではない
• エージェント経由の場合、担当エージェントや所属会社との信頼関係に影響が出る

入社日が近い場合（2週間を切っている場合など）はリスクが高まります。決断が固まり次第、できるだけ早く連絡することが最大の誠意です。

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辞退後に返信が来ない・催促された場合の対処法

辞退メールを送ったものの、返信がなくて不安になるケースがあります。

返信が来ない場合： 送信から3営業日経っても返信がなければ、電話で到達確認を取るのが確実です。「先日メールにてご連絡差し上げましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と簡潔に伝えます。

「考え直してほしい」と引き留められた場合： 丁寧に、しかし明確に意思が変わらないことを伝えます。「ありがたいお申し出ですが、すでに決意しております」と一言で断言するのが双方にとってスムーズです。曖昧な返答は引き留めを長引かせるだけです。

辞退連絡後に企業から書類の返送を求められた場合： 内定承諾書・誓約書などは速やかに返送します。郵送する際は一筆添えるとより丁寧です。

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辞退してよかったと思えるための「辞退前セルフチェック」と次のステップ

内定を辞退した後で「あのとき辞退しなければよかった」と後悔する方がいます。一方、「辞退して正解だった」と感じる方もいます。その差はどこにあるのでしょうか。辞退前の意思決定の質と、辞退後の行動の質にあります。

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辞退前に自問すべき5つの問い──後悔を防ぐ意思決定リスト

辞退メールを送る前に、以下の問いに答えてみてください。

1. 辞退の理由は、条件交渉で解決できないか？

給与・勤務地・職種が理由であれば、エージェント経由なら交渉できる余地があります。

2. 他社の内定と、本当に比較できているか？

感情的な「なんとなく合わない」ではなく、具体的な条件・カルチャー・キャリアパスで比べましたか。

3. 入社した未来を、1年後・3年後で想像できているか？

入社直後ではなく、中長期的な成長イメージを持てているかが重要です。

4. 現職に留まることが「消去法」になっていないか？

内定先が不安だから現職に留まるという判断は、変化を恐れた回避行動かもしれません。

5. 信頼できる人に相談したか？

エージェント・キャリアアドバイザー・転職経験のある知人など、客観的な意見を聞きましたか。

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転職者Aさんの体験談（20代・営業職）： 内定を2社から同時にもらい、1社への辞退を迷ったAさん。決め手になったのは「3年後に自分がどうなっていたいか」を紙に書き出したことでした。「書いてみると、辞退するほうの会社では実現できないキャリアがはっきり見えた」と話しています。

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辞退後もエージェントと良好な関係を維持する方法

エージェント経由で辞退した場合、「もう連絡しにくい」と感じる方がいます。しかし実際には、辞退は転職活動の一部であり、エージェントも想定内のことです。関係を切ってしまうと、次の転職活動のときに損をするのは自分です。

良好な関係を保つためのポイントは3つです。

• **辞退の連絡は先送りせず、速やかに行う**

遅れるほど担当者が企業に謝罪しなければならない状況が続きます。

• **辞退理由を正直に伝える**

「給与水準が思っていたより低かった」「業務内容に想定とのギャップがあった」など、具体的な理由を伝えると次回の求人紹介に活かしてもらえます。

• **辞退後もエージェントへのお礼・報告を怠らない**

「他社に入社することに決まりました」という報告だけでも、人間関係のクローズは誠実に行いましょう。

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次の転職活動を有利に進めるための辞退後アクション

転職者Bさんの体験談（30代・マーケティング職）： 内定を承諾した後に辞退したBさんは「最初は罪悪感が大きかった」と話します。しかし担当エージェントに正直に理由を話したところ、「それなら今度はこういう会社を紹介できます」と言われ、3ヶ月後により条件の合う会社に転職できたといいます。「辞退が次のステップへの第一歩だった」というBさんの言葉が印象的です。

辞退後の次のステップとして、以下のアクションを取ると転職活動を軌道修正できます。

• 辞退理由を振り返り、「自分が本当に求める職場・仕事の条件」を言語化する
• キャリア軸が曖昧だと感じたなら、自己分析をやり直す
• 円満退職の進め方を参考に、現職との折り合いもつけておく
• 転職活動の完全ロードマップで活動全体を見直す

辞退は「失敗」ではありません。より自分に合った選択肢を選ぶための、正当なプロセスです。

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まとめ：内定辞退メールは「早く・誠実に・簡潔に」

転職の内定辞退メールで大切なことをまとめます。

• **手段の選択：** エージェント経由なら必ず担当者経由で。直接応募なら電話＋メールが理想
• **件名：** 用件と氏名を明記。「内定辞退のご連絡　氏名」がシンプルで確実
• **本文構成：** 感謝→辞退通知→理由（簡潔）→お詫び→締めの5パーツ
• **タイミング：** 内定通知後5営業日以内が目安。承諾後は気づいた時点ですぐに
• **辞退後：** エージェントとの関係を切らず、理由を正直に伝えることが次につながる

内定辞退は、キャリアの選択において誰にでも起こり得る場面です。相手への誠意を持ちながら、自分の意思を明確に伝えることが、双方にとってもっとも良い結果をもたらします。

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よくある質問（FAQ）

Q1. 内定辞退メールは何時ごろ送るべきですか？

A. 業務時間内（9〜18時）に送るのが基本マナーです。特に深夜・早朝の送信は避けましょう。メールを書いたのが夜であれば、翌朝の業務開始時刻に合わせて送信予約をするのも一つの方法です。

Q2. 内定辞退後に企業から電話がかかってきた場合、どう対応すればいいですか？

A. 出られる状況であれば対応しましょう。「辞退の意思は変わらない」という点を丁寧かつ明確に伝えます。引き留めには「ありがたいお申し出ですが、すでに決意しております」と一文で答えるのが双方にとってスムーズです。折り返しが難しい場合はメールで返信でも問題ありません。

Q3. 辞退メールに添付書類は必要ですか？

A. 通常のメールのみの辞退であれば添付は不要です。ただし、内定承諾書や誓約書などをすでに提出している場合、企業から返送を求められることがあります。その場合は書面（手紙）を添えて郵送で返送するのが丁寧です。

Q4. 転職エージェントを複数使っている場合、辞退の連絡はどこにすればよいですか？

A. その求人を紹介してくれたエージェントの担当者に連絡します。他のエージェントへの連絡は基本的に不要ですが、同じエージェント経由で複数の企業を選考中であれば、状況を整理して担当者に伝えておくと手続きがスムーズです。

Q5. 辞退メールを送った後、お礼の連絡は必要ですか？

A. 辞退メール自体がお礼と謝罪を兼ねているため、追加のメールは不要です。ただし担当エージェントには、最終的にどの会社への入社を決めたかを報告するメールを送ると、今後の関係維持に役立ちます。

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*本記事の情報は2026年5月7日時点のものです。法律・制度に関する情報は変更される場合がありますので、最新情報は各関係機関にてご確認ください。*